Integration von der Anwerbung über die Kenntnisprüfung hinaus

Integration beginnt im Herkunftsland

Integration ist kein Selbstläufer und kann nur bedingt konzipiert und nach Plan durchgeführt werden. Sie findet maßgeblich in alltäglichen Interaktionen statt. Doch damit Integration gelingt, gibt es einige Maßnahmen, die erheblich dazu beitragen, dass alle Beteiligten in diesem Prozess bestmögliche Unterstützung erfahren.

Vor der Einreise

Integration beginnt vor der Anwerbephase, das heißt, von der ersten Idee an, internationale Fachkräfte anzuwerben. Als aufsuchende Einrichtung sollten Sie sich zuerst Fragen stellen, wie z.B.:

• Wen suchen wir? Was soll diese Person (persönlich und fachlich) mitbringen?
• Wie und wo können wir uns über die Herkunftsländer informieren?
• Wie machen wir auf unsere Gesundheitseinrichtung international aufmerksam (Website, soziale Medien)?
• Wer unterstützt uns bei der Anwerbung und im weiteren Verlauf?
• Wie finde ich eine für uns passende Personalagentur?
• Was kann unsere Einrichtung leisten bzw. welche Ressourcen brauchen wir, damit Integration gelingt und nachhaltig ist?
• Wie kann für uns ein Integrationskonzept aussehen, das auch umsetzbar ist?
• Wie ist unsere Haltung auf Führungsebene zur internationalen Öffnung?
• Gibt es bereits ein Diversity Management und transparente Konzepte zum Umgang mit Diskriminierung und Rassismus?

Anwerbung ist strategisch und jegliche Konsequenzen und Vorbereitungen sollten von Anfang an mitbedacht werden.

Vorbereitung der Teams

Die Einbindung der etablierten Teams sollte so früh wie möglich stattfinden. Hierbei geht es nicht allein um eine transparente Informationsvermittlung des Vorhabens und seiner Ziele sowie Konsequenzen, sondern auch um mögliche Bedenken und Sorgen seitens der etablierten Teams anzuhören, ernst zu nehmen und darauf lösungsorientiert zu reagieren. Bedenken Sie: Integration wird vor allem auf Station bzw. auf den Wohnbereichen im täglichen Arbeitsprozess geleistet. Die etablierten Teams sind sozusagen die Herzkammer der Integration. Hier gilt es, ihre Erwartungen zu erfragen, zu managen, zu motivieren und dabei realistisch zu bleiben. So sehr sich die etablierten Teams nach Entlastung sehnen, bedeutet Anwerbung, Anerkennung, Qualifizierung und der damit verbundene Integrationsprozess zunächst eine zusätzliche Belastung für alle Beteiligten. Was gehört zu einer guten Vorbereitung?

• Einräumung zeitlicher Ressourcen für die Planung
• Reflexion vorheriger Erfahrungen: Was lief gut und was nicht?
• Erfahrungsaustausch mit anderen Kliniken oder Wohnheimen, die bereits Erfahrungen gemacht haben
• Einstellung einer:s Integrationsbeauftragten (falls noch nicht vorhanden).
• Einrichtung einer Willkommens-Station oder Auswahl einer Station, die die meisten Ressourcen für die bevorstehende Einarbeitung hat.
• Schulungen der Teams & anderer Mitarbeitenden, z.B. interkulturelle Trainings durch externe Expert:innen
• Auswahl und Schulungen einer:s Mentor:in (sollte auf Freiwilligkeit beruhen und zeitliche Ressourcen bekommen)
• Wer übernimmt welche Aufgaben für die Vorbereitung und Ankommensphase?
• Erstellung einer digitalen Willkommensmappe (Infos über die Stadt/ des Landkreises mit z.B. Sport- & Kulturvereinen, Religionsgemeinschaften, ehrenamtlicher Hilfen & Institutionen, städtischen Integrationsbeauftragten und zur neuen Arbeitsstätte, Ansprechpersonen etc.)
• Planung der ersten Tage sowie eines Einarbeitungskonzeptes (Welcome-Café, Stadtführung etc.)
• Welche Herausforderungen kommen auf uns zu und wie gehen wir damit um?

Vorbereitung der internationalen Pflegefachkräfte

Im kompletten Bewerbungs- und Einstellungsprozess haben Transparenz und ein umfassendes Erwartungsmanagement höchste Priorität:

• Was kann die potenzielle neue Pflegefachkraft von Ihnen als Arbeitgeber erwarten?
• Was beinhaltet das deutsche Pflegeverständnis? 
• Was bietet die neue Heimat? (Wohnraum, Infrastruktur, Vereine etc.)
• Wie wird ihr Spracherwerb in Deutschland weiter gefördert? 
• Welche Möglichkeiten gibt es für den Weg der Anerkennung und welche ist die passende, sowohl für die Pflegefachkraft als auch für Sie als Arbeitgeber?
• Wie wird Sie auf das Leben und Arbeiten in Deutschland vorbereitet ( Interkulturelle Trainings, Integrationskurse)
• Welche Unterstützung erhält die Pflegefachkraft sonst noch, z.B. hinsichtlich des Familiennachzugs? 
• Welche beruflichen Perspektiven gibt es nach der erfolgreichen Berufsanerkennung?

Jegliche Beschönigungen der o.g. Punkte sowie nicht einhaltbare Versprechungen werden hinterher eine nicht zu unterschätzende Rolle bei einer möglichen Kündigung spielen. Mit einem authentischen Employer Branding und einer ehrlichen und realistischen Vorbereitung beginnt nicht nur der Vertrauensaufbau. Auch die ausländische Pflegefachkraft verfügt damit über die nötige Basis, um eine gute Entscheidung für sich (sowie ggfs. ihre Familie) treffen zu können. Dieses Vorgehen vermindert zugleich einen möglichen Realitätsschock und folglich das Risiko einer verfrühten Abwanderung.

Wenn die Kandidat:innen feststehen, ist es wichtig, den Beziehungs- und Vertrauensaufbau zu intensivieren, beispielsweise durch fortlaufenden Kontakt mit dem zukünftigen Team und/oder der Mentorin/ des Mentors via Social Media, WhatsApp etc.

Gesten wie Glückwünsche zum Geburtstag oder zu einem Feiertag, Kurz-Videos/ Fotos des zukünftigen Teams und eine digitale Willkommensmappe, die Informationen und Tipps rund um die neue Arbeitsstelle und Heimat beinhalten, fördern die Vorfreude und stärken den Beziehungsaufbau. Eine Abfrage von Hobbies, Interessen und Unterstützungsbedarfen zeigt Wertschätzung und ist hilfreich für eine passgenaue Vorbereitung. Das erleichtert das Ankommen der internationalen Pflegefachkraft und erhöht die Zufriedenheit aller Beteiligten.

Wege der Qualifizierung in der beruflichen Anerkennung recherchieren

Pflegefachkräfte aus Drittstaaten müssen für ihre berufliche Anerkennung in Deutschland in der Regel eine Ausgleichsmaßnahme durchführen, also entweder eine Kenntnisprüfung oder einen Anpassungslehrgang absolvieren. Informationen zu Ausgleichsmaßnahmen sowie Vor- und Nachteile von Kenntnisprüfung und Anpassungslehrgang finden Sie hier. Über beide Optionen sollte die neue Fachkraft umfassend informiert werden, damit Sie gemeinsam eine Wahl treffen können.

Damit Sie die Einarbeitung als auch die Anpassungsqualifizierung für ihre Pflegefachkraft rechtzeitig planen und ihre neuen Kolleg:innen vorhandene Optionen mitteilen können, sollten Sie rechtzeitig Gespräche mit Bildungsanbietern über einen Vorbereitungskurs auf die Kenntnisprüfung führen oder sich über die Voraussetzungen eines Anpassungslehrgangs informieren.

Vorbereitungskurse auf die Kenntnisprüfung sind beispielsweise über einen Bildungsgutschein bzw. über das Qualifizierungschancengesetz (SGB III, §§ 81 ff) staatlich refinanzierbar; inkl. Arbeitsentgeltzuschuss bis 100% sowie der Bereitstellung der Lernmittel (Laptop und Headset).

Mehr über einen staatlich refinanzierbaren Vorbereitungskurs auf die Kenntnisprüfung erfahren Sie hier. Erfahrene Personalagenturen sind über Wege der Anpassungsqualifizierung und Anbieter in der Regel gut informiert und können Sie hier beraten.

Einreise nach Deutschland & die ersten Tage

Endlich ist es soweit, die internationale Pflegefachkraft kommt nach Deutschland. Für Sie bedeutet das die Gewinnung einer neuen Kollegin/eines neuen Kollegen mit all ihren Herausforderungen und Chancen. Für die internationale Pflegefachkraft bedeutet das einen völlig neuen Lebensbeginn mit ebenfalls vielen Herausforderungen und Chancen.

Integration ist mehr als die Erledigung von Formalitäten

Sicher ist seit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages schon viel Zeit ins Land gegangen und viele Nerven sind auf allen Seiten strapaziert worden. Gerade jetzt, zum Zeitpunkt der Einreise, entsteht der erste persönliche Eindruck der einreisenden Pflegefachkraft, der besonders auf den weiteren Verlauf bzw. den weiteren Integrationsprozess einzahlt: 

• Wie verläuft der erste persönliche Kontakt, die Begrüßung? 
• Wie wird mit Sprachbarrieren umgegangen? 
• Wie viel Unterstützung wird von Beginn an gegeben?

Mit einer sorgfältigen Vorbereitung haben Sie aber schon ein wichtiges Fundament gelegt. 

Ein herzliches Willkommen fängt mit der Abholung vom Flughafen/Bahnhof sowie mit der Begleitung zur Wohnung und zur zukünftigen Arbeitsstelle an. Mit welchem Emotions-Mix die Pflegefachkraft in dieser Phase konfrontiert ist, können wir sicherlich nur erahnen: Vorfreude, Neugierde, Stolz – gepaart mit Unsicherheit, Angst, Sorge und Stress. 

Allein angekommen in Deutschland setzt sich nun der bürokratische Hürdenlauf fort. Die ausländischen Pflegefachkräfte müssen nun Bürokratie und Behördengänge bewältigen. Dazu gehören u.a. 

• Eröffnung eines Bankkontos, 
• Registrierung beim Einwohnermeldeamt, 
• Termin bei der Ausländerbehörde zum Erhalt eines Aufenthaltstitels,
• Anmeldung bei der Krankenkasse,
• Abschließen eines Internet- und Handy-Vertrags

Ihre neuen Kolleg:innen sind dabei auf Ihre Unterstützung angewiesen, sowohl was die notwendigen Erledigungen angeht, wo sich die jeweiligen Behörden befinden, welche Krankenkasse welche Leistungen hat und welche Dokumente sie für all das vorlegen muss, als auch bei alltäglichen Herausforderungen. Wie funktionieren bspw. die öffentlichen Verkehrsmittel? Wo finde ich was im Supermarkt oder wo kaufe ich Möbel ein? Eine Begleitung und sprachliche Unterstützung sollte selbstverständlich sein, vor allem bei behördlichen Erledigungen.  

Die Unterstützung in bürokratischen Angelegenheiten ist zwar zeitlich aufwändig, jedoch der “kleinste Teil” im Integrationsprozess. Sie müssen dabei nicht das Rad neu erfinden. Krankenkassen unterstützen Sie teilweise bei der Integration, indem sie ausländischen Fachkräften ihre Rechte und Pflichten im deutschen Gesundheitssystem und gegenüber dem Arbeitgeber erklären (bspw. das Anrecht auf kostenlose ärztliche Behandlung, Krankheitstage, Krankmeldungen etc.). 

Räumen Sie der neuen Fachkraft genügend Zeit für Erholungsphasen ein, damit die Informationsflut nicht überhand nimmt und zur Überforderung führt. Bedenken Sie, dass das Sprechen in einer Fremdsprache neben den ganzen neuen Eindrücken sehr energiezehrend ist.

Die Einarbeitung (Onboarding)

Für die Einarbeitung ist die Einplanung zeitlicher und personeller Ressourcen besonders hervorzuheben. Ohne diese Investition geht es nicht und ein frühzeitiges Abwandern der neuen Fachkraft ist nicht nur für sie selbst ein Desaster, sondern kostet Ihre Einrichtung viel Geld, Nerven und Mehrarbeit. 

Daher bedarf diese Phase der besonderen Aufmerksamkeit:

• Planen Sie für eine strukturierte und kleinschrittige Einarbeitung mindestens 3 Monate ein.
• Eine Fachkraft mit derselben Muttersprache kann bei der Einarbeitung hilfreich sein.
• Nach dem Kennenlernen ist eine Orientierungswoche ratsam. 
• Richten Sie den Dienstplan der neuen Fachkraft an dem der verantwortlichen Ansprechperson/ Mentor:in aus. 
• Räumen Sie ausreichend Gelegenheiten ein, um erforderliche Erledigungen bewältigen zu können. 
• Bieten Sie eine fortlaufende Unterstützungsmöglichkeit des Spracherwerbs an. 
• Verschriftlichen Sie eine klare Arbeitsaufgabenbeschreibung und -einteilung im Team: Wer ist für was zuständig?
• Kommunikation im Team: Wie kommunizieren wir miteinander, z.B. während der Übergabe (Transparenz, Umgangssprache etc.), in den Pausen und welche Kanäle nutzen wir, damit Sie für alle zugänglich sind? 
• Räumen Sie Zeit für regelmäßige Feedbackgespräche ein.
• Nutzen Sie jede Minute, um Integration zu fördern, wie z.B. gemeinsame Pausen.
• Orientierung: Sorgen Sie für Transparenz und Kommunikation für interne Regeln & Routineabläufe.
• Bedenken Sie stets, dass das, was für uns selbstverständlich ist, für die internationale Pflegefachkraft höchstwahrscheinlich neu und unbekannt ist.
• Regelmäßige prozessbegleitende Schulungen stärken die Zusammenarbeit und das Verständnis untereinander in Ihren internationalen Teams.

Nach der Einreise – vom Ankommen bis zur Anerkennung

Nach einer ersten Phase der Euphorie erleben viele ausländische Pflegefachkräfte einen Realitätsschock. Es ist kein neues Phänomen, dass sich die Theorie von der Praxis unterscheidet. Die etablierten Teams begegnen z.B. einer größeren Sprachbarriere als erwartet und für die internationale Pflegefachkraft kann der Kulturwechsel zum Schockerlebnis werden.

Der Kulturschock

Nicht selten folgt nach anfänglicher Vorfreude, Euphorie und Stolz, es schon so weit geschafft zu haben, ein Kulturschock. Vor allem dann, wenn die Diskrepanz zwischen Erwartungen und Realität zu groß ist. Es bedarf keiner großen Auslöser, um eine gestandene Person, die mitten im Leben steht, vorübergehend handlungsunfähig zu machen. Schleichendes Unwohlsein durch viele kleine Befremdungsmomente, nicht eindeutig interpretierbare Informationen oder Verhaltensweisen gehen diesem voraus. Sie setzen die Funktion des Autopiloten außer Gefecht und so kann eine (von außen betrachtet) banale Situation, wie z.B. ein Einkauf im Supermarkt oder die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, dann letztendlich zu diesem Zustand führen. Stress, Orientierungslosigkeit, Verlust- und Ohnmachtsgefühle sowie ein zunehmendes Unwohlsein sind die unangenehmen Begleiter.

Der Kulturschock kann mehrere Wochen andauern. Wie kann das Team die ausländische Pflegekraft bei der Bewältigung unterstützen? Wir haben nachgefragt:

*Mariem, Mutter von 2 Kindern, studierte Pflegefachkraft aus Tunesien, 8 Jahre Berufserfahrung:

“Gute Frage, es reicht manchmal, dass die Menschen nur empathisch sind und zuhören oder auch nachfragen, wie es einem geht. Das ist sehr wichtig. Das Integrationsteam und meine Kollegen haben das gemacht, das ist unglaublich hilfreich. Zuhören, da sein und ein offenes Ohr haben, Unterstützung anbieten. Das habe ich erhalten und das hat mir sehr geholfen.”

Die bevorstehende Kenntnisprüfung

Leicht nachvollziehbar, doch im Arbeitsalltag schnell aus dem Blick zu verlieren, ist, dass das Bestehen der Kenntnisprüfung ein weiterer begleitender Stressfaktor ist. Je näher die Prüfung rückt, desto größer wird oft der permanente Druck und die Sorge, sie nicht zu bestehen. Dies kann sich z. B. durch eine erhöhte Anspannung, Unkonzentriertheit und/oder durch vermehrte Wortfindungsstörungen bemerkbar machen. Eine zugewandte, verständnisvolle Haltung mit Rücksichtnahme bei der Erstellung des Dienstplans (Schichtwechsel, Wochenenden, Einspringen) wird sehr unterstützend sein.

Nach bestandener Kenntnisprüfung

Das ist wohl eindeutig der schönste und erleichterndste Moment, wenn die Kenntnisprüfung  bestanden und die Berufsurkunde ausgestellt ist. Doch an dieser Stelle hört Integration nicht auf. Fortlaufende Unterstützung bei der Familienzusammenführung, beim Spracherwerb, Teambuilding sowie Perspektiven für berufliche Weiterbildung und andere Positionen sind entscheidend für den weiteren Integrationsprozess und Verbleib in der Einrichtung.

Match Empfehlung

• Beachten Sie, dass Transparenz, ein authentisches Employer Branding und ein umfassendes Erwartungsmanagement aller Akteure sich positiv auf den Integrationsprozess auswirken.
• Nehmen Sie vorbereitend und begleitend an individuellen sowie teambasierten Schulungen sowohl auf Führungs- als auch auf Teamebene wahr.
• Schenken Sie der Einarbeitungsphase und der Phase kurz vor der Kenntnisprüfung besondere Aufmerksamkeit.
• Nehmen Sie Anzeichen eines Kulturschocks ernst und bieten Sie Unterstützung an.
• Bleiben Sie aufmerksam für die Bedarfe der ausländischen Pflegefachkraft sowie des etablierten Teams.

Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag von Corinna Glenz, Heike Fehlberg, Ulrich Heberger und Christiane Hild im Buch.

Match (Hrsg.): Internationale Pflegefachkräfte. Ein Praxisleitfaden für Gesundheitseinrichtungen. Medhochzwei Verlag, 2024.